Dịch Vụ Thuê Ngoài Tính Lương Giúp Giải Quyết Khúc Mắc Lương Thưởng

Những vấn đề liên quan đến lương dễ trở thành nguyên nhân khiến nhân sự nghỉ việc. Ảnh: jobstreet

Lương thưởng là yếu tố nhạy cảm bởi trực tiếp chạm đến “túi tiền” của mỗi người. Khi doanh nghiệp không có một quy trình trả lương rõ ràng, minh bạch sẽ dễ dẫn đến sai sót trả lương hằng tháng. Điều này có thể khiến người lao động hoang mang, bị ức chế tâm lý và thậm chí suy nghĩ đến chuyện rời bỏ công ty.

“Ở công ty cũ, mình không được nhận phiếu lương hằng tháng, không biết số % lương mình đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội. Bên cạnh đó, cách tính thưởng cũng không được thông tin rõ ràng, hằng tháng mình hay bị trừ nhiều khoản mà không rõ nguyên do. Đây là lý do khiến mình quyết định nghỉ việc“, Mỹ Duyên (30 tuổi, nhân viên văn phòng, TP.HCM) chia sẻ. Cũng theo một khảo sát từ công ty Bequom (nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự đa quốc gia), có đến 51% nhân sự sẵn sàng đầu quân cho công ty mới nếu họ trả lương minh bạch hơn công ty hiện tại.

Ông Jack Nguyễn, Phó Tổng giám đốc công ty tư vấn nhân sự  nhận định, lương thưởng là vấn đề nhạy cảm và rất cần sự minh bạch. Bởi nếu xảy ra sai sót, doanh nghiệp không chỉ đánh mất lòng tin của người lao động, mất đoàn kết trong nội bộ mà còn đối mặt với những chế tài của pháp luật. “Đây là một thách thức cho nhiều doanh nghiệp bởi thiếu hụt nhân lực tính lương, trong khi người lao động lại đông đảo, đa dạng nhiều nhóm từ lao động nước ngoài, công nhân, nhân viên tự do, chuyên gia… Việc đầu tư xây dựng một hệ thống tính lương bài bản, chuyên nghiệp, đảm bảo bảo mật hay có cơ chế phản hồi các thắc mắc về lương thưởng cho nhân viên cũng đòi hỏi sự đầu tư rất lớn từ doanh nghiệp“.

Theo ông Jack Nguyễn, để chi trả lương minh bạch, đúng hạn, trước tiên doanh nghiệp cần giải quyết một khối lượng công việc hành chính trong quy trình trả lương như: lưu trữ hồ sơ lao động; xử lý dữ liệu thủ công; tuân thủ và nộp thuế lao động theo quy định pháp luật; bảo mật dữ liệu và phòng chống gian lận tiền lương,…

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng nhân sự ít ỏi khiến họ khó có thể giải quyết hết khối lượng công việc trên. Trong khi đó, việc đầu tư tài chính, công nghệ và nhân lực ngay lập tức lại là giải pháp không thực tế. Các doanh nghiệp lớn có lợi thế hơn về mặt tài lực, nhưng công tác xây dựng hệ thống lương cũng khiến đội ngũ nhân sự phải phân bổ thời gian và sức lực thay vì tập trung hoàn toàn vào các hoạt động chiến lược của đơn vị. Vì vậy, việc tìm sự trợ giúp từ dịch vụ thuê ngoài tính lương sẽ là một trong những giải pháp tối ưu.

Sử dụng dịch vụ thuê ngoài tính lương giúp giải phóng sức lao động cho bộ phận nhân sự, giúp họ tập trung vào những chiến lược phát triển của công ty. Ảnh: thebalancecareers

Theo chuyên gia tuyển nhân sự cao cấp, điểm nổi bật của dịch vụ tính lương thuê ngoài là có hệ thống công nghệ hiện đại, luôn cập nhật theo từng nhu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo trả lương chính xác, đúng hạn và minh bạch. Đơn vị thuê ngoài tính lương cũng có thể hỗ trợ doanh nghiệp giải đáp kịp thời các thắc mắc về lương, bảo hiểm,… cho người lao động. Một số đơn vị thuê ngoài tính lương chuyên nghiệp cũng có thể tư vấn cho doanh nghiệp các xu hướng lương thưởng mới, giúp doanh nghiệp cập nhật quy định pháp lý về luật lao động.

Bên cạnh đó, theo ông Jack Nguyễn, một hệ thống, quy trình trả lương minh bạch sẽ tác động mạnh mẽ tới nhân sự và còn giúp cho tiến trình phát triển của phòng HR: “Một khi khối lượng công việc được giảm tải, bộ phận nhân sự có thể tập trung vào các chiến lược cho công ty cũng như nâng cao kỹ năng chuyên môn. Nhân sự được ‘giải phóng’ để tập trung theo đuổi các mục tiêu phát triển bền vững cùng doanh nghiệp, trong khi đó, đội ngũ nhân tài được quan tâm chăm sóc, tăng khả năng gắn bó với doanh nghiệp“.

Nhân viên “ngán” công ty vì chính sách phúc lợi thiếu thấu hiểu

Trong bài nghiên cứu State of global workplace của Gallup – công ty tư vấn và phân tích của Mỹ có trụ sở tại Washington D.C, chỉ 15% nhân sự trên thế giới cảm thấy có gắn kết với các chính sách và phúc lợi của công ty. Giữa cuộc chạy đua của phúc lợi, người được hưởng lợi trực tiếp lại cảm thấy không phù hợp, hoặc không “tận hưởng” được hết phúc lợi của mình.

Thảo Vy (29 tuổi), nhân viên của một công ty công nghệ tại TP HCM phải trốn trong phòng vệ sinh 10 phút để lấy lại tinh thần sau một buổi training dài về cách…cân bằng cuộc sống và công việc. Công ty Vy tổ chức nhiều buổi workshop về chăm sóc sức khoẻ tinh thần hậu đại dịch, training kỹ năng làm việc phù hợp với xu hướng nhưng “tần suất nhiều và bắt buộc nhân viên tham gia khiến mình khá là…ngao ngán. Mình hiểu rằng đây là phúc lợi của công ty nhưng trong mùa cao điểm thì thực sự ảnh hưởng đến tiến độ công việc”, Vy chia sẻ.

Doanh nghiệp cung cấp nhiều phúc lợi cho nhân viên nhưng sự thiếu linh hoạt đã khiến các phúc lợi không mang đến hiệu quả như mong đợi. Bà Nguyễn Thị Thanh Hương, Phó Tổng giám đốc Công ty Tư vấn Nhân sự Talentnet nhận định: “Không thể phủ nhận sự cố gắng từ phía doanh nghiệp để có thể cân bằng chính sách lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên. Tuy nhiên, chất cần hơn là số. Nếu chỉ “chạy đua” về số, liên tục thêm phúc lợi mới mà bỏ qua chất lượng, thiếu sự thấu hiểu đối với nhân viên, thì việc duy trì các phúc lợi sẽ trở thành gánh nặng, không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn đối với nhân sự.”

Cá nhân hoá phúc lợi – chìa khoá giữ chân nhân tài

Theo một nghiên cứu của McKinsey & Company, sau Covid-19, nhu cầu của người lao động đang có sự chuyển dịch. Theo đó, 51% người lao động mong muốn có sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc, 49% người được hỏi đề cao môi trường làm việc linh hoạt và 47% quan tâm đến việc đảm bảo yếu tố sức khoẻ tinh thần.

Tuy vậy, theo bà Hương không thể chỉ dựa trên các xu hướng và nhu cầu chung để xây dựng chính sách phúc lợi. Doanh nghiệp cần tham khảo những kỳ vọng riêng của người lao động về các khía cạnh của phúc lợi. “Trên thực tế, việc tiếp cận chính sách phúc lợi theo góc nhìn cá nhân hoá một cách linh hoạt hơn đã mang đến nhiều giá trị ngay cả trước đại dịch. Chính sách này xoay quanh 3 từ khoá chính: Linh hoạt, ưu tiên và tôn trọng“, bà Hương nói và cho biết ba từ khoá chính này có thể được áp dụng vào doanh nghiệp như sau:

Linh hoạt theo nhu cầu: Nhân viên sẽ có những yêu cầu, sở thích và mong muốn tùy thuộc vào điều kiện thực tế và hoàn cảnh cá nhân. Hơn nữa, với sự bất ổn vô định xuất hiện ngày càng nhiều, người lao động càng yêu cầu những hình thức trả lương, thưởng, phúc lợi trở nên linh hoạt hơn, thời gian trả lương ngắn hơn nhằm giúp họ có thể đương đầu và xử lý các vấn đề tài chính xuất hiện trong cuộc sống thường nhật. Vui App bởi Nano Technologies là một trong những sáng kiến nhân sự tinh giản và hiệu quả giúp nhân viên có thể lựa chọn được chi lương linh hoạt theo nhu cầu, với quy trình hoàn toàn tự động, chỉ với 3 thao tác chạm, trong 24/7.

Ưu tiên sự phù hợp: Để tránh tình trạng “thừa nhưng thiếu” bởi có quá nhiều lựa chọn, doanh nghiệp có thể tập trung ưu tiên phúc lợi theo những nhóm nhân sự khác nhau. Ví dụ như ưu tiên phúc lợi cho nhân viên có con nhỏ trong dịp lễ 1/6 hoặc cung cấp phúc lợi chi lương linh hoạt cho những nhóm nhân viên đặc thù thông qua các nền tảng số.

Thay đổi tư duy lãnh đạo, tôn trọng phúc lợi nhân viên: Thay vì một chuyến company trip dài ngày nhưng người lao động vẫn không thật sự thoải mái, lãnh đạo và phòng nhân sự có thể hỗ trợ họ sắp xếp thời gian phù hợp và thông báo trước với khách hàng để không làm phiền trong khoảng thời gian nghỉ ngơi. Sự tôn trọng từ lãnh đạo cũng là một “phúc lợi” vô hình mà người lao động mong đợi.

Theo chuyên gia nhân sự, cá nhân hoá phúc lợi là chiến lược “win-win” không chỉ tạo động lực làm việc, mà còn nhận được cam kết lâu dài của nhân viên đối với doanh nghiệp.“Bằng cách linh hoạt, có sự ưu tiên và tôn trọng, doanh nghiệp có thể “chạm đúng” nhu cầu, mang đến những trải nghiệm “đắt” cho người lao động, gia tăng động lực làm việc và sự gắn kết với doanh nghiệp mà không cần miệt mài chạy đua gia tăng phúc lợi cho nhân viên”, bà Thanh Hương đúc kết.